SERVICEPLAN FINDET MIT SHAREPOINT ZU EINER UMFASSENDEN INFORMATIONSMANAGEMENT-LÖSUNG

Um Informationen und Best-Case-Beispiele für alle Standorte weltweit verfügbar zu machen, hat die Serviceplan Agenturgruppe die infoWAN Datenkommunikation GmbH damit betraut, Microsoft SharePoint für das interne Knowledge-Management aufzusetzen und einzurichten.

SharePoint Success Story Serviceplan

Die 1970 in München gegründete Serviceplan Gruppe ist die größte inhaber- und partnergeführte Agenturgruppe Europas und ist heute mit 37 Standorten in 26 Ländern vertreten. Zu den Kunden gehören namhafte Unternehmen wie die AOK, Becks, BMW und MINI, BSH Bosch Siemens Hausgeräte, Continental, die Deutsche Bahn, die Deutsche Telekom, IKEA, Lufthansa, Penny, Sky und WMF.

Weltweite Agenturniederlassungen

Die im Rahmen von Kundenprojekten entstandenen Ergebnisse, Cases und Learnings (in Form von Präsentationen, Videos, Textdateien) wurden zunächst in einem Netzlaufwerk mit zunehmend ausbordenden Ordnerhierarchien mit komplexer Rechteverwaltung abgelegt. Die Textsuche wurde immer mehr erschwert, die erforderlichen (beschreibenden) Metadaten konnten in dieser Ordnerstruktur nicht oder nur unzureichend abgebildet werden. Daher ist es notwendig geworden, den Mitarbeitern von Serviceplan eine einheitliche, umfassende Content-Distributions-Plattform
an die Hand zu geben, die nicht nur die Volltextsuche vereinfacht, sondern auch Metadaten und Filterfunktionen nach Stichwörtern und Kategorien unterstützt sowie die Rechte- und Zugriffstruktur auf die vertraulichen Daten steuert.

Migration mit neunfachem Microsoft Gold Partner

Mit den gewohnten Microsoft-Anwendungen aus dem Office-Bereich fiel die Wahl auf SharePoint sowie auf die infoWAN Datenkommunikation GmbH als Lösungspartner. Das Unternehmen aus Garching bei München unterstützt die Serviceplan Gruppe schon seit 2014 mit verschiedenen Beratungs- und Implementierungsprozessen und ist als neunfacher Gold Partner einer der führenden IT-Dienstleister im Microsoft-Umfeld.
Überzeugt hat infoWAN den Kunden nicht zuletzt mit einer sehr stark auf die Bedürfnisse von Serviceplan zugeschnittenen Gesamtlösung. Bei der Konzeption und Implementierung in der ersten Hälfte von 2017 war von Folgeprojekten bei den anderen Agenturen im Verbund noch keine Rede. In der Plan.Net-Gruppe wurde aber bald darauf eine erweiterte Toolbox eingerichtet, die den Funktionsumfang der SharePoint-Lösung bei Serviceplan ergänzt und für die Plan.Net-Kollegen spezifische Informationen für den Arbeitsalltag zur Verfügung stellt.

DAS PROJEKT AUF EINEN BLICK:

 

  • Projektzeitraum:

erste Hälfte 2017


  • Produkt:

Microsoft SharePoint


  • Projekt:

Um allen Mitarbeitern wichtige Informationen und Best-Case-Beispiele an allen Standorten weltweit verfügbar zu machen, hat die Serviceplan Agenturgruppe den zertifizierten Microsoft Gold Partner infoWAN beauftragt, Microsoft SharePoint als Basis für die interne Informationsmanagement-Lösung entsprechend angepasst zu verwenden und zu implementieren.

SharePoint-Nutzen gewusst wie

„Es kommt auch darauf an, die Kunden zu beraten, wie das Produkt genutzt werden kann, den Programmieraufwand so gering wie möglich zu halten und die vielfachen konfigurativen Möglichkeiten auszureizen“, erklärt Melanie Plath, Senior Consultant bei infoWAN, die Felix Bartels, General Manager Business Development der Serviceplan Gruppe, als Projektverantwortliche zur Seite stand. Als Consultant SharePoint & Office 365 hat sie den Unternehmenskunden im Rahmen der Einführung der neuen Teamlösung nicht nur beraten, sondern auch bei der Implementierung unterstützt. Einer der wesentlichen Mehrwerte der Suche mit SharePoint ist für die Expertin, dass man nur einige Eckpunkte kennen muss, um die Fülle an Dokumenten einzugrenzen und so schnell fündig zu werden.

SharePoint bietet für das Teilen von Inhalten (File Sharing), für die Datenfreigabe und die Zusammenarbeit im Intranet (Collaboration) sowie für Suchfunktionen der Business-Klasse („Business Intelligence light“) vielfältige Möglichkeiten. Hierzu gehört auch die Option des Cloud-Hosting. Serviceplan hat sich aber bewusst für den „On-Premises“-Betrieb mit eigenen Bordmitteln entschieden.

SharePoint Knowledge Management

Die Herausforderungen

Eine der größten Herausforderungen bei dem SharePoint-Projekt war das Aufsetzen und Einrichten von Sicherheitsgruppen mit den jeweiligen Hierarchien und der Berechtigungsvererbung. Das heißt, dass die Berechtigungen für eine Website-Sammlung auch an die untergeordneten Elemente und Dateien übergehen oder „vererbt“ werden.
Das Berechtigungskonzept kann mit SharePoint äußert komplex werden und erfordert ein tiefgehendes Knowhow, das nur wenige Unternehmen haben. Daher ist es immer ratsam, sich zumindest konzeptionell Unterstützung von einem erfahrenen externen IT-Dienstleister wie infoWAN einzuholen.

Effektivere Suche über Metadaten

Für die Suche mit Verwendung von Metadaten wurden vier verschiedene Kategorien angelegt, in denen auf der Startseite jeweils übersichtlich sofort die neuesten Dateien angezeigt werden. Die thematischen Kategorien können mittels Filterfunktionen die Qualität der Suchergebnisse verbessern. Der Mitarbeiter hat somit die Möglichkeit, das Stichwort im Suchfeld der Startseite einzugeben oder die Suche auf die jeweilige Kategorie mit den unterschiedlichen Filterfunktionen einzugrenzen. Wie bei einem Webshop kann der Nutzer dann den Filter und Suchbegriffe individuell anpassen, um sich mehr oder weniger Ergebnisse anzeigen zu lassen.

Mit einem Mausklick auf das Suchergebnis erscheint die betreffende Datei in einem kleinen Vorschaufenster. Videodateien können in der Vorschau direkt abgespielt, Word- und PDF-Dateien durchblättert werden. Das Vorschaufenster enthält auch einen Link, der den Nutzer zu der entsprechenden Datei führt. Außerdem wird dort auch der Urheber oder Verantwortliche für die Datei mit seinen Kontaktinformationen angezeigt. Der Nutzer kann dann über die Verknüpfung zu Outlook oder Skype for Business die verantwortliche Person mit einem Klick direkt kontaktieren, um inhaltliche Fragen zu stellen, Feedback zu geben oder Änderungen vorzuschlagen

Selbstlernende Fähigkeiten – ein Stück KI

Eine große Stärke von SharePoint ist die, dass die Suchfunktion selbstlernend ist und bei hoher Frequentierung immer schneller und besser zu relevanten Suchergebnissen kommt. Die Erfahrungen bei Serviceplan bestätigen das. Mit der Nutzerzahl hat sich die Qualität der Suchergebnisse dank des Hochstufens mit den Ranking-Mechanismen häufig eingegebener Begriffe deutlich verbessert. Die Suche gestaltet sich für den Nutzer sehr intuitiv – vergleichbar mit guten Webshops. Die in SharePoint „out of the box“ integrierte Reporting-Funktion gibt auch Aufschluss, welche Suchbegriffe in einem bestimmten Zeitraum besonders häufig eingegeben wurden.

Die von infoWAN implementierte Zusatzlösung bietet aber zusätzlich erweiterte Analysemöglichkeiten. Die Agenturen von Serviceplan und die betreffenden Mitarbeiter können auf Basis der Analysen entsprechende Rückschlüsse ziehen, Weichen stellen oder Korrekturen einleiten. Eine weitere Besonderheit, die bei Konzeption und Umsetzung berücksichtigt wurde, ist die Verknüpfung zu verwandten Dokumenten.

Schneller zum Erfolg mit Filterfunktionen und SharePoint

Schneller zum Erfolg mit Filterfunktionen

Die bei Serviceplan lokal vorhandenen Dateien lassen sich einfach per Drag & Drop in das Browser-Fenster von SharePoint ziehen. Darüber hinaus besteht auch die Möglichkeit, die Datei oder den gewünschten Ordner hochzuladen, um sie im Team und bei Bedarf mit externen Partnern oder Kunden zu teilen. Das zentrale Rechtekonzept stellt dabei sicher, dass nur berechtigte Personengruppen auf die Daten zugreifen können und so ein unbeabsichtigtes Teilen verhindert wird. Die der Kategorie jeweils zugeordneten Metadaten mit den enthaltenen Filterfunktionen lassen sich wie in einer Excel-Datei ganz einfach bearbeiten. Durch die Änderungen wird ein Workflow angestoßen, der das Dokument samt der eingetragenen Sicherheitsstufe für die Berechtigung in die jeweilige Library oder Bibliothek verschiebt.

Sollen mehrere Dateien hochgeladen werden, die alle dieselben Metadaten enthalten, kann der Anwender sie in einem einzigen Objekt zusammenfassen. Er muss die Metadaten auch nur einmalig in dem gruppierenden Objekt anlegen. Die Metadaten werden dann von dem Objekt auf alle darin befindlichen Elemente, Order und Dateien automatisch übertragen. Somit ist es nicht mehr nötig, die beschreibenden Informationen für jede Datei einzeln einzugeben.

Gesicherte Zugriffsrechte ohne Ordnerhierarchien

Aufgrund der Tatsache, dass die Dateien nur über die Suche und die entsprechenden Filterfunktionen angezeigt werden, ist es nicht nötig, eine Ordnerhierarchie aufzubauen. Für die verschiedenen Sicherheitsgruppen im Anforderungsprofil von Serviceplan mussten allerdings jeweils eigene Dokumentenbibliotheken mit unterschiedlichen Zugriffsrechten eingerichtet werden. Der Nutzer kann somit nur auf die Dokumente zugreifen, für die er die entsprechende Berechtigung hat. Die Verwaltung der Zugriffsrechte erfolgt über die jeweilige AD-Gruppe (Active Directory).

„Dank SharePoint und der Unterstützung von infoWAN können wir alle kunden- und projektrelevanten Cases und Learnings in einer zentralen Plattform zusammenführen. Das bietet auch für unsere Kollegen zum Beispiel in China oder Russland gewohnt schnelle Up- und Downloadzeiten und wird somit alltäglich genutzt. Die Pflege der Metadaten für die selbstlernenden Suchfunktionen erfordert natürlich etwas Disziplin. Unsere Kolleginnen und Kollegen haben aber verstanden, dass sich eine einheitliche Pflege durch die Geschwindigkeit, mit der man die richtigen Dateien findet, im wahrsten Sinne des Wortes sehr schnell auszahlt.“
Felix Bartels, General Manager Business Development der Serviceplan Gruppe.

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