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Paul Hartmann AG

infoWAN migriert die Paul Hartmann AG von IBM Notes (ehemals Lotus Notes) in die Cloud.

„Den Schritt in die Microsoft-Cloud als eine Migration zu bezeichnen, würde zu kurz greifen“, so Eder. „Es war vielmehr ein Sprung von einem lokalen Workplace zu einem globalen Weltklasse-Workplace mit vielen neuen Möglichkeiten“, so Stefan Eder, Director of Infrastructure Services bei der PAUL HARTMANN AG.

Take-Off in die Cloud der neuen Möglichkeiten

Die PAUL HARTMANN AG mit Firmensitz in Heidenheim an der Brenz bietet Systemlösungen für Medizin und Pflege an.

Ausgangslage
Das Workplace- und Client-Management der PAUL HARTMANN AG war in den 35 Ländergesellschaften dezentral organisiert. Diese ineffizienten Strukturen sollten vereinheitlicht werden, um IT-Services und Applikationen in den Niederlassungen zentral bereitzustellen.

Lösung
Roll-Out von Office 365 in der Zentrale in Heidenheim und schrittweise in den Ländergesellschaften (inklusive Migration von IBM Notes zu Microsoft Exchange Online). Zuvor Cloud-Readiness durch verbessertes IT-Management mit System Center 2012 R2.

Verbesserungen
Standardisiertes IT-Management (Software-Deployment, Patchmanagement) ermöglicht zentrales Roll-Out von Applikationen und Self-Service-IT; verbesserte Collaboration dank Exchange Online, Lync, SharePoint Online und OneDrive for Business.
Der Sitz der PAUL HARTMANN AG im baden-württembergischen Heidenheim an der Brenz ist die Zentrale für weltweit 35 Landesgesellschaften und insgesamt 10.257 Mitarbeiter. In den Kernsegmenten Wundpflege, Inkontinenz- und Infektionsmanagement hat sich der internationale Anbieter von Produkten und Dienstleistungen in Medizin und Pflege auf Systemlösungen für professionelle Anwender in Kliniken, Arztpraxen, Alten- und Pflegeheimen sowie bei häuslichen Pflegediensten spezialisiert. Mit dieser Strategie verfolgt die PAUL HARTMANN AG das Ziel, zu den Weltklasse-Unternehmen der Branche zu zählen. Dabei setzt der Konzern auch auf technologische Innovation und eine State-of-the-art-Infrastruktur.

Dezentrales Workplace- und Client-Management
„Im Gegensatz zu einigen Großsystemen, die schon immer hosted und zentral betrieben wurden, war in Sachen Workplace- und Client-Management jedes Land eigenständig“, berichtet Stefan Eder, Director of Infrastructure Services der PAUL HARTMANN AG. Zwar haben sich die Ländergesellschaften oft an das in der deutschen Zentrale genutzte System angelehnt, aber im Wesentlichen wurden die Entscheidungen vor Ort getroffen. So entstand eine bunte Workplace-Landschaft. Die Abhängigkeit vom lokalen Workplace wurde mit dem Trend zu gemeinsamen und zentral bereitgestellten Applikationen immer deutlicher. In manchen Ländern konnten selbst zentrale CRM-Applikationen nicht oder nur unter hohem Aufwand ausgerollt werden. Das System stellte sich als ineffizient heraus.

Die IT-Leitung in der Konzernzentrale hatte jedoch schon frühzeitig Maßnahmen zur Vereinheitlichung getroffen und Cloud-Lösungen von IBM und Microsoft als Alternative evaluiert. Die Business-Case-Berechnung ergab klare Kostenvorteile bei der Nutzung einer cloudbasierten Komplettlösung wie Microsoft Office 365 im Vergleich zu einer auf der vorhandenen Infrastruktur aufgesetzten On-Premise-Lösung.

Office 365 als einheitliche Komplettlösung
„Den Ausschlag für Microsoft gaben vor allem die Vollständigkeit der Lösung Office 365 Professional Plus sowie die Möglichkeit, sämtliche Sicherheits- und Datenschutzanforderungen innerhalb Europas abzudecken“, erklärt Eder. Darüber hinaus spielten auch die einfache Skalierbarkeit, Plattform-Unabhängigkeit, Compliance und die innovative Integration aller Kommunikations- und Kollaborationskanäle zu einer umfassenden Unified Communications (UC) Lösung eine wichtige Rolle. Die finale Entscheidung für Office 365 fiel im Juli 2013. Zuvor musste jedoch die IT-Landschaft des Unternehmens „cloud-ready“ gemacht werden.

Quantensprung bei IT-Management und Collaboration
„Bevor wir mit dem Roll-Out von Office 365 starten konnten, mussten wir technologische Vorbereitungen treffen und Regeln erarbeiten“, so Eder. Die Ablöse von IBM Notes (zuvor: Lotus Notes) durch Microsoft Exchange Online verlief reibungslos. Zeitgleich erfolgte die Migration von aktuell rund 200 Benutzern am Standort Heidenheim von der klassischen Telefonanlage zu einer hybriden UC-Lösung auf Basis von Microsoft Lync 2013 im Rahmen eines eigenen Projektes. Der „Active Directory Forest“ aus eigenen Länder-Domains wurde zu einer einheitlichen Domain-Struktur kultiviert. Schließlich wurde das Client-Management durch den Einsatz von System Center Configuration Manager 2012 R2 zentralisiert und damit ein Quantensprung in Sachen IT-Management erreicht.

Anfang 2014 war die IT bereit für den Take-Off in die Cloud. Im Februar startete der Roll-Out von Office 365 mit 50 Pilotusern in Heidenheim. In der Folge wurde die neue Lösung sukzessive weiter ausgerollt. Inzwischen sind von den insgesamt rund 6.000 IT-Usern des Unternehmens bereits 2.300 im neuen System: Rund 1.900 User an fünf Standorten in Deutschland, 170 in Spanien und weitere Nutzer in Australien, Dubai, Südafrika und der Türkei. Schritt für Schritt folgen weitere Ländergesellschaften. „Der Roll-Out kann nicht als Big Bang geschehen, weil die verschiedenen Server-Strukturen und Hardware-Voraussetzungen diverse Vorarbeiten erfordern“, erklärt Eder.

Take-Off zu neuen Möglichkeiten
„Den Schritt in die Microsoft-Cloud als eine Migration zu bezeichnen, würde zu kurz greifen“, so Eder. „Es war vielmehr ein Sprung von einem lokalen Workplace zu einem globalen Weltklasse-Workplace mit vielen neuen Möglichkeiten.“ Aus Sicht der IT-Administration überzeugen vor allem die Vorteile bei Software-Deployment, Patch-Management sowie Collaboration. Dem zentralen Roll-Out von gemeinsamen Anwendungen stehen in Zukunft keine lokalen Hürden im Weg. Dadurch kann auch der Weg in Richtung Self-Service-IT beschritten werden. User können sich die benötigte Software selbst installieren. Die neue Outlook-Oberfläche wird von den Usern als Verbesserung empfunden. Auch die Integration mobiler Endgeräte wurde wesentlich verbessert.

Künftig sollen die Möglichkeiten der Zusammenarbeit, die Office 365 bietet, weiter ausgebaut werden. „Schon jetzt wird OneDrive for Business relativ radikal verwendet, um gemeinsam an Dokumenten zu arbeiten“, so Eder. SharePoint Online wird derzeit vor allem für Team- und Projektseiten genutzt. Der Ausbau in Richtung Intranet ist bereits angedacht, wenn 2016 der Roll-Out von Office 365 konzernweit abgeschlossen sein wird.

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