Office 365 gekauft – wie beginnen?

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7 Tipps für schnelle Erfolge und Akzeptanz bei Ihren Mitarbeitern

Office 365 ist eine umfangreiche Produktsuite, die viele Dienste zum Vorteilspreis enthält. Genau diese Funktionsvielfalt kann aber zu einer Herausforderung werden, wenn Sie die Suite für Ihre Nutzer bereitstellen möchten. In diesem Artikel haben wir für Sie einige Ratschläge aus der Praxis zusammengestellt, wie die Einführung von Office 365 in Ihrem Unternehmen zu einem Erfolg wird.

1. Machen Sie viele kleine Projekte

Office 365 direkt ab den ersten Tag komplett und korrekt konfiguriert zu nutzen, ist in der Praxis allenfalls für sehr kleine Unternehmen möglich. Denn vor der Freischaltung eines Dienstes für die Nutzer kommt die korrekte Konfiguration. Sie müssen z. B. sicherstellen, dass vertrauliche Daten geschützt sind und dass Unternehmensrichtlinien zur Einbindung von Dritten greifen (erlauben bzw. verbieten).

Teilen Sie die Umstellung daher in viele kleinere Projekte auf, die Sie nach und nach angehen. So reduzieren Sie die Komplexität des Migrationsprojektes und erzielen schnell erste sichtbare Erfolge und wodurch Sie die Akzeptanz bei Ihren Nutzern erhöhen. Beginnen sollten Sie natürlich mit dem Grund, warum Sie sich entschieden haben Office 365 zu nutzen. So ist die Veränderung sofort intern nachvollziehbar. Andere Dienste, die Sie im Office 365 Paket praktisch „mitgekauft“ haben, können Sie dann im zweiten oder dritten Schritt nach und nach angehen.

Oft ist ein flexibles Arbeitsplatzkonzept der Grund für den Wechsel in die Cloud. Hier empfiehlt es sich beispielsweise mit der E-Mail-Migration zu beginnen. Weitere Dienste wie Skype for Business oder OneDrive for Business folgen dann in den nächsten Schritten gemäß Ihren Geschäftsanforderungen.

2. Nutzen Sie FastTrack-Services

Microsoft lässt Sie natürlich nicht alleine und stellt im Technet umfangreiche Dokumentationen zur Verfügung, wie Sie jeden einzelnen Dienst implementieren können. Um sich hier umfassend einzulesen, benötigen Sie einiges an Zeit.

Ab dem Erwerb von 150 Lizenzen ist die Migrationsunterstützung in Form des Fasttrack-Programms in Ihrem Lizenzkauf inklusive. Ein persönlicher Fasttrack-Berater unterstützt Sie dann bei der Planung der Migration und der Implementierung der einzelnen Dienste. Er ist Ihr Coach, der mit Ihnen die einzelnen Schritte plant, Ihnen Tipps gibt und eine Checkliste zur Verfügung stellt. Und das kostenlos.

Mittlerweile können Sie Fasttrack-Services bei ausgewählten Microsoft-Partnern direkt beauftragen. Wir waren der erste Fasttrack-Partner in Europa und haben schon hunderte von Unternehmen bei Ihren Weg in die Cloud unterstützt.

Für den Fall, dass Sie zusätzlich über Deployment Voucher verfügen, können Sie Migrationsaufgaben, die nicht von Fasttrack abgedeckt sind, über die Voucher abrechnen, so dass Sie zusätzlich sparen. Zu den Aufgaben, die Fasttrack nicht abdeckt, gehören beispielsweise die Migration von persönlichen Kontakten, zu großen E-Mails, öffentlichen Ordnern oder lokalen Archiven auf der Festplatte des Benutzers.

3. Schneller Erfolg mit Skype for Business

Sind die ersten Dienste aktiviert, gilt es den vollen Umfang von Office 365 auszuschöpfen. Um die zwanglose und schnelle Kommunikation von Sozialen Medien zu nutzen, können Sie Skype for Business implementieren. Der Rollout ist schnell umgesetzt, wenn die Chat- und Präsensfunktionen im Vordergrund stehen. Ihre Anwender haben die Möglichkeit, sich an diese Optionen im Geschäftsalltag zu gewöhnen. Auch für die interne Telefonie steht Skype for Business zur Verfügung.

Ob Skype for Business Ihre gesamte Telefonanlage ersetzen kann, hängt von dem jeweiligen Office 365 Abonnement ab. Mit den Add-Ons Phone System und Calling Plan könnten Sie Skype for Business zu einer vollwertigen Telefonlösung ausbauen.

4. Teams für moderne Collaboration

Wenn Ihr Unternehmen schon Erfahrung mit Kollaborationstools wie Skype oder anderen hat, können Sie Teams einführen. Teams ist die zentrale Kommunikationsplattform für die Teamarbeit in der Microsoft-Welt. Redmond hat zudem angekündigt, dass Teams langfristig Skype for Business ersetzen wird.

Sie können Teams individuell auf die Anforderungen Ihrer Kollegen zuschneiden. Standardmäßig verfügt jedes neue Projektteam über einen Gruppenchat und eine Dateiablage in OneDrive. Weitere Dienste wie OneNote, Power BI und Bots binden Sie mit wenigen Klicks ein. Externe Personen sowie externe Anwendungen wie Google Drive können Sie darüber hinaus integrieren. So spielt sich die gesamte Kommunikation auf Teams ab, ohne das die Informationen über verschiedene Kanäle verstreut sind.

5. Inkludierte Tools nutzen

Für die Arbeitsorganisation und Kollaboration stellt Microsoft kostenlose Werkzeuge zur Verfügung, die Sie in Ihrem Geschäftsalltag unterstützen.

Für die Team- und Projektarbeit kann die Aufgabenverwaltung „Planner“ eine nützliche Ergänzung sein. Sie verwalten Aufgaben und behalten den Überblick in Bezug auf Zuständigkeiten und Status.

Für Terminvereinbarungen mit Beratern oder nur für den nächsten Frisörtermin können sich Kunden mit „Bookings“ direkt ein freies Zeitfenster im Terminkalender heraussuchen. Auch erste Details zum Kundenanliegen erfasst Bookings schon bei der Buchung.

Für Unternehmen mit Produktions- und Schichtarbeitern ist StaffHub eine praktische Ergänzung. Ihre Mitarbeiter können jederzeit Online nachvollziehen, wann Sie eingeteilt sind und sich selbständig organisieren. Im Bedarfsfall können Sie so Schichten tauschen.

6. Kommunizieren Sie mit Ihren Anwendern

Je mehr sich Office 365 von den bisherigen Tools in Ihrem Unternehmen abhebt, desto wichtiger ist die Kommunikation mit Ihren Kollegen. Wenn Sie Ihre Nutzer nicht an die neuen Anwendungen heranführen, werden es sie es nicht nutzen und Ihr Projekt scheitert. Planen Sie daher von Anfang an die Kommunikation mit ein. Zur Ankündigung von Veränderungen reichen oft Hinweise im Intranet oder Firmennewsletter. Für die Einführung und das Testing sollten Sie Multiplikatoren in den einzelnen Abteilungen finden und einbinden. Diese können dann Ihren direkten Kollegen Hilfestellungen geben und entlasten so Ihr Helpdesk und fördern die Akzeptanz. Schulungen und Praxisbeispiele sind weitere wichtige Bausteine eines Kommunikationskonzeptes.

7. Überprüfen Sie regelmäßig Ihren Secure Score

Ist Office 365 endlich vollständig implementiert, gilt es, die täglich Administration zu regeln. Microsoft erweitert regelmäßig die angebotenen Dienste der Office 365 Suite. Damit Sie hier stets den aktuellen Überblick behalten, lohnt ein Blick auf die Roadmap.

Um das Sicherheitsniveau Ihres Office 365 Tenants zu überprüfen und zu erhöhen, sollten Sie den Secure Score nutzen. Das kostenlose Werkzeug analysiert das Sicherheitsniveau Ihres Tenants und erstellt einen Vergleichswert, den Secure Score. Diesen Wert können Sie mit dem Durchschnittswert alle Office 365 Tenants anonym vergleichen. Das gibt Ihnen einen ersten Anhaltspunkt zum Sicherheitsniveau Ihres Tenants.

Die Analyse überprüft unter anderem welche Sicherheitsfunktion Sie aktiviert haben und gibt Ihnen individuelle Empfehlungen, welche Funktion Sie noch zusätzlich aktiveren können und inwieweit diese das Sicherheitslevel erhöhen. Hier erhalten Sie viele nützliche Anregungen und Informationen dazu wie sich die Änderungen auf das Nutzererlebnis auswirken.

Wenn Sie selbst nicht die Zeit oder das Fachwissen haben, um die Sicherheitsanalyse durchzuführen, können wir das im Rahmen unseres Managed Security Service „iW Office 365 Security“ übernehmen. Ihre Freigabe vorausgesetzt, aktivieren wir gleich neue Sicherheitsfunktionen.

Resümee

Office 365 bietet Ihnen vielfältige Möglichkeiten, Ihre Geschäftsprozesse flexibel und sicher zu gestalten. Verschenken Sie kein Potential und schöpfen Sie die Funktionsvielfalt aus. Falls Sie dabei Unterstützung wünschen, sprechen Sie uns gerne an. Wir entlasten Sie von der Implementierungs- und Wartungsarbeit, so dass Sie mehr Zeit für andere Aufgaben haben.

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