Microsoft Teams kann jetzt Externe einladen

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Sicher zusammenarbeiten mit Externen – Gastzugang in Microsoft Teams einrichten

Microsoft Teams erlaubt es nun, einen externen Gast zur Zusammenarbeit in Team-Besprechungen, Team-Konversationen und zur gemeinsamen Bearbeitung von Dokumenten und Notizbüchern einzuladen. Diese neue Möglichkeit ist für viele Teams Nutzer eine wundervolle Neuigkeit, war der Gastzugang in Microsoft Teams doch schon lange gewünscht.

Wer kann einen sogenannten Guest Access also einen Gastzugang erhalten?

Jeder externe Kontakt mit einer gültigen E-Mail-Adresse.

Wer darf Gäste in ein Team einladen?

Wer Gäste einladen darf, bestimmt der Office 365 Administrator über das Azure Active Directory und die Office 365 Groups Einstellungen.

Die Einstellungen für externe Benutzer und die Rechtevergabe für das Handhaben von Einladungen finden Sie hier:

Azure Active Directory > Benutzer -> Benutzereinstellungen

 

 

AAD Benutzereinstellungen für Microsoft Teams Gastzugang

Hier kann man Einladungen generell deaktivieren oder unterscheiden, welche Benutzer bzw. mit welchen Rollen jemanden einladen können.

Wie kann ich den Gastzugang für Microsoft Teams aktivieren?

Sie haben generell verschiedene Berechtigungsstufen zur Auswahl, bei der Überlegung externe Teilnehmer in Ihr Unternehmensnetzwerk einzuladen. Um Externen in Ihr Microsoft Teams Zugriff zu gewähren, können Sie die für den Gastzugang erforderlichen Rechte über vier verschiedene Autorisierungsebenen verwalten. Alle Berechtigungsstufen gelten für Ihren Office 365-Mandanten.

Azure Active Directory: Gastzugang in Microsoft Teams basiert auf dem Azure Active Directory. Kontrolliert die Rechte des Gastes auf der Ebene des Directory, des Tenants und der Anwendungsebene
Microsoft Teams: Steuert nur die Rechte in Microsoft Teams
Office 365 Groups: bezieht sich auf Office 365 Gruppen und Microsoft Teams
SharePoint Online and OneDrive for Business: Regelt die Gastzugriffsrechte in SharePoint Online, OneDrive for Business, Office 365 Groups und Microsoft Teams

Mehr dazu bei Microsoft

 

Schritt 1: Als Office 365-Administrator müssen Sie die Gastfunktion für Ihren Tenant aktivieren, bevor Sie oder die Benutzer Ihrer Organisation (insbesondere Teambesitzer) Gäste hinzufügen können. (Auswählen des Benutzer-/Lizenztyps Gast, Schalter auf Ein)

 

Admin Center > Einstellungen > Dienste und Add-Ins > Microsoft Teams

Teams Einstellungen für Gastzugang mandantenweit

Teams Einstellungen für Gastzugang mandantenweit

Schritt 2: Überprüfen Sie, ob Gruppenmitglieder von außerhalb Ihrer Organisation auf Ihre Gruppeninhalte zugreifen dürfen. (Schalter auf Ein)

Admin Center > Einstellungen > Dienste und Add-Ins > Office 365-Gruppen

 

Externe zu Office 365 Gruppen und Teams einladen

Externe zu Office 365 Gruppen und Teams einladen

 

Schritt 3: Für SharePoint Online und OneDrive for Business muss das Teilen von Inhalten mit Externen erlaubt sein. (Schalter auf Ein)

Admin Center > Einstellungen > Dienste und Add-Ins > Websites

 

Externe Freigabe für Gastzugang

Externe Freigabe für Gastzugang

Was dürfen Gäste in Teams?

Ein Gast kann durch erweiterte Einstellungen (siehe weiter unten) das Recht bekommen, auch Kanäle zu erstellen, zu aktualisieren oder sogar zu löschen, dies muss aber erst durch den Team Besitzer freigegeben werden. Standardmäßig hat ein Gast folgende Möglichkeiten, vorhandene Funktionen in Teams zu nutzen:

Berechtigungen und Funktionen für Gäste in Teams

Berechtigungen und Funktionen für Gäste in Teams

 

Verwaltungsmöglichkeit durch den Team-Besitzer

Der Team-Besitzer bestimmt in welchem Umfang er Rechte an externe Teilnehmer freigeben möchte. Er könnte z. B. das Erstellen und Aktualisieren von Team-Kanälen zulassen, aber das Löschen nicht. Hier hat er keine weiteren Gastberechtigungen vergeben:

Verwaltungsmöglichkeiten durch Teams Besitzer

Verwaltungsmöglichkeiten durch Teams Besitzer

Wie kann ich einen Gast in mein Team aufnehmen?

Wenn Sie Besitzer einer Teamwebsite sind, wechseln Sie auf den Namen der Teamwebsite in der Liste Teams, und klicken Sie auf
Weitere Optionen > Mitglieder hinzufügen
und geben Sie dort die E-Mail Adresse Ihres externen Kontakts ein.

E-Mails eingeben für Gastzugang Teams

E-Mails eingeben für Gastzugang Teams

 

Es empfiehlt sich, den späteren Anzeigenamen des Gastes über die Editierfunktion zu bearbeiten.

Gastinformationen bearbeiten bei Gastzugang für Teams

Gastinformationen bearbeiten bei Gastzugang für Teams

Wie tritt der Gast meinem Team bei?

Ihr externer Kontakt erhält eine Einladung per E-Mail.

 

Einladung zu Teams per E-Mails für Externe

Einladung zu Teams per E-Mails für Externe

Ist diese E-Mail Adresse bereits mit einem Microsoft Konto verbunden, kann der externe Gast Ihrem Team mit einem Klick auf Microsoft Teams öffnen beitreten.

Einladungsmail zu Teams

Einladungsmail zu Teams

Ist diese E-Mail Adresse noch nicht mit einem Microsoft Konto verbunden, durchläuft er mit seiner E-Mail Adresse einen einmaligen Registrierungsprozess bei Microsoft und es wird automatisch ein Microsoft Konto für ihn erstellt und dauerhaft mit seiner E-Mail Adresse verknüpft.

Kontoerstellung Microsoft

Wie erkenne ich, ob externe Kontakte Mitglieder meines Teams sind?

Das Team erhält eine sichtbare Kennzeichnung.

Hinweis auf Gäste in Teams

Hinweis auf Gäste in Teams

 

Wenn Sie die Mitgliederliste für ein Team anzeigen möchten, wechseln Sie zu dem Namen des Teams, und klicken Sie auf Weitere Optionen > Team verwalten. Die Mitgliederliste wird in der Registerkarte Mitglieder angezeigt.

Mitglieder eines Teams anzeigen und verwalten

Weitere Infos im Newsroom Microsoft

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