7 Gründe Teams zu nutzen, die Sie noch nicht kannten

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Microsoft Teams ist eine zentrale Plattform für die Zusammenarbeit in Office 365. Sie ermöglicht es, in Gruppen an einer zentralen Stelle zu chatten, telefonieren, Video-Konferenzen aufzusetzen sowie Dateien zu teilen und zu bearbeiten. Teams kann aber noch viel mehr. In diesem Artikel haben wir sieben Gründe zusammengestellt, warum Sie Teams nutzen sollten, die Sie vielleicht noch nicht kennen.

Ein Bild sagt mehr als 1.000 Worte

Eines der Features, dass bei der ersten Nutzung auffällt, ist die Möglichkeit Giphys, Emoticons und Sticker in einen Chat einzubinden. Während Skype-Nutzer schon auf Emoticons zugreifen können, bringen gerade die Giphys und Sticker nochmal eine zusätzliche Dimension in die Kommunikation. Mit diesen kann Ihr Team differenzierter seinen Emotionen Ausdruck verleihen, denn ein Bild sagt bekanntlich mehr als 1.000 Worte. (Hier auch ein lesenswerter Artikel von Sascha Lobo zum Thema: http://www.spiegel.de/netzwelt/web/emojis-warum-die-symbole-ein-gesellschaftlicher-fortschritt-sind-a-1185165.html).

Der Unterhaltungswert, den diese Stilmittel liefern, trägt zu einer guten Stimmung im Team bei. Wenn Sie zum Beispiel jemanden loben, ist es besonders schön, wenn der Lieblingsschauspieler des Kollegen im Giphy einen Siegestanz aufführt. Darüber hinaus können Sie Sticker für eine persönliche Kommunikation mit eigenen Botschaften ausstatten.

Cat Conten in Microsoft Teams

Flexible Bereitstellung von Informationen

Microsoft hat Teams als zentrale Plattform für die Projektarbeit konzipiert. Jedes Team, dass Sie anlegen, verfügt automatisch über einen Chat und eine Dateiablage (SharePoint Online). Je nach den Anforderungen des jeweiligen Teams können Sie mit Registerkarten, die wichtigsten Informationen hinzufügen, so dass sie mit einem Klick zur Verfügung stehen. Dies ist für einzelne Dateien und Dienste möglich. Hier bieten sich beispielsweise das Aufgabenmodul Planner, aktuelle Reports aus Power BI oder ausgewählte OneNote-Seiten an. Bei uns hat sich der Einsatz von How-Tos für die wichtigsten Prozesse bewährt.

Für ein flexibles Arbeitserlebnis stellt Microsoft Teams auch mobil zur Verfügung. Sie können Teams unter anderem auf Android-, iOS-, MacOS- und Windows-Geräten installieren.

Dateien gemeinsam im Chat editieren

Die gemeinsame Bearbeitung von Dateien ist schon seit längerem beispielsweise in Microsoft Word möglich. Neu ist, dass Sie Teams nicht verlassen müssen, um dies zu tun. Sie öffnen einfach in der Teams-Oberfläche die Datei und können dann Ihre Kommentare einfügen. Natürlich können Sie das gleichzeitig mit Kollegen tun. Bei Bedarf können Sie spontan einen Anruf oder eine Video-Konferenz starten. Das Dokument ist im Chat-Verlauf verlinkt und alle Teammitglieder sehen die Anmerkungen und Kommentare.

Externe Personen und Dienste einbinden

Teams ermöglicht es, externe Personen nahtlos einzubinden. Besitzer eines Teams können Externe einfach per E-Mail einladen. Damit es nicht zu Verwechslungen kommt, fügt Teams dem Namen der Person automatisch den Hinweis „Gast“ an.

Über externe Personen hinaus, können Sie Dienste jenseits der Microsoft Welt einbinden. So ist es möglich, beispielsweise Dropbox oder Google Drive als Registerkarte zu integrieren, um so bereits vorhandene Teamressourcen weiterhin zu nutzen.

Über Konnektoren haben Sie die Option, Updates von Twitter, Trello, Wunderlist, GitHub, Jira oder VSTS in Ihren Teamchat einzubinden. Auch hier haben Sie die Möglichkeit, eigene Konnektoren zu entwickeln.

Sollte die Einbindung von externen Personen oder Diensten aus Compliancegründen oder Sicherheitsbedenken nicht gewünscht sein, können Administratoren diese Funktionen vorbeugend unternehmensweit deaktivieren.

Vorhandene Office 365 Gruppen mit Teams erweitern

Totgesagte leben länger – das gilt auch für Office 365 Gruppen. Um diese schrittweise in Teams aufgehen zu lassen, ermöglicht es Microsoft Ihnen, bestehende Gruppen um Teams zu erweitern. Als Gruppenbesitzer legen Sie ein neues Team an und wählen die entsprechende Gruppe aus. Sofort legt Teams alle Gruppenmitglieder als Teammitglieder an. Dies gilt sowohl für öffentliche als auch private Gruppen.

Automatisierung durch die Integration von Bots

Eine andere Option, Teams an Ihre Anforderungen anzupassen, bietet Ihnen Microsoft durch die Integration von Bots. Diese können zum Beispiel Antworten zu Ihren nächsten Meetings liefern, Standardinformationen für neue Teammitglieder zur Verfügung stellen oder bei der Zeiterfassung oder Terminfindung unterstützen durch Bots wie mytime.

Über das Microsoft Bot Framework können Sie eigene Bots erstellen und in Teams nutzen.

Teams ist die Kommunikationsplattform der Zukunft

Auf der Ignite 2017 hat Microsoft angekündigt, dass Teams langfristig Skype for Business ersetzen soll. Aktuell steht der volle Funktionsumfang von Skype for Business noch nicht in Teams zur Verfügung. Wann welche Funktionen folgen, können Sie der Roadmap entnehmen.

Wenn Sie sich schon jetzt entscheiden, Microsoft Teams in Ihrem Unternehmen zu implementieren, sind Sie für die Zukunft gut gerüstet. Und Ihre Nutzer haben genügend Zeit, sich mit Teams vertraut zu machen. Falls Sie Skype for Business schon komplett in der Cloud nutzen, können Sie in Ruhe einen Wechsel Schritt für Schritt planen. Es besteht kein Zeitdruck, da noch kein Enddatum von Microsoft für Skype for Business angekündigt wurde. Wir erwarten, dass es noch einige Jahre dauern wird, bis Skype for Business komplett verschwinden wird.

Fazit

Sie sind überzeugt und möchten Teams nutzen? Prima! Falls Sie nicht wissen, wie Sie Ihre Endanwender einbinden sollen oder schlicht keine Zeit haben, sprechen Sie uns an. Unsere Microsoft Teams Experten kommen zu Ihnen und schulen Ihre Mitarbeiter – für noch produktivere Teamarbeit.

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