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Grundlagen zur E-Mail-Archivierung:

Das Prinzip der Archivierung von E-Mails

Durch den Einsatz einer Archivlösung für Microsoft Exchange werden Nachrichten aus dem Exchange Information-Store entfernt und in einem externen Archivsystem abgelegt. Dabei wird definiert, nach welchen Regeln welche Nachrichten archiviert und wie lange sie aufbewahrt werden sollen.

Für den Anwender erfolgt die Auslagerung völlig transparent: auf die Nachrichten kann er über einen Shortcut in Outlook oder über ein Webinterface jederzeit zugreifen.


Vorteile der Archivierung von E-Mails

  • Kosteneinsparung
    Durch Beschränkung der Datenmenge, die mit hoher Verfügbarkeit gehalten werden muss:
    • Als hochverfügbare Lösung ist der Speicher für Exchange verhältnismäßig teuer. Dabei wird nur ein Bruchteil der gespeicherten Nachrichten hochverfügbar benötigt. Durch ein Archiv kann eine Auslagerung älterer Nachrichten auf günstigere Speichermedien erfolgen
    • kürzere Ausfallzeiten im Falle eines Servercrashs
    Durch Einsparung von Zeit beim Anwender:
    • das Aufräumen, Sortieren und Verschieben von Nachrichten entfällt, da eine virtuell unlimitierte Mailbox zur Verfügung gestellt werden kann

  • Leichtere Administrierbarkeit
    • Schnelleres Backup/Restore durch geringere Datenmenge
    • Vorteile bei der Migration durch geringere Exchange-Datenmenge
    • Verzicht auf PST-Dateien, die File-Server verstopfen

  • Besseres Informationsmanagement
    • Kein Verlust von Nachrichten
    • Kein Aufwand für Aufräumen, Sortieren, Verschieben, Löschen
    • Schnellere und komfortablere Suche als Exchange
     
  • Erfüllung von rechtlichen Verpflichtungen zur Archivierung von E-Mail
    Änderungen der Abgabenordnung (AO) zum 1.1.2002 erweitern die Vorschriften zur Archivierung elektronisch erstellter Dokumente. Steuerlich relevante E-Mails müssen archiviert und den Behörden auf Verlangen zur Verfügung gestellt werden. Durch eine spezielle Archivierungslösung für Microsoft Exchange kann diese Anforderung erfüllt werden.
     

Die erfahrenen infoWAN Berater leisten für Sie

  • Erstellung eines auf Ihr Unternehmen abgestimmtes Archivierungskonzepts, welches Ihre unternehmensspezifischen Anforderungen erfüllt
  • Beratung hinsichtlich der für Sie geeigneten Archivierungslösung
  • Evaluierung (wenn gewünscht auch verschiedene Lösungen im Vergleich) in Ihrer Testumgebung mit laufender Unterstützung durch unsere Consultants
  • Auswertung und Dokumentation der Testergebnisse
  • Implementierung der gewählten Lösung in Ihrer Produktivumgebung
  • Schulung sowohl der Administratoren als auch der Anwender
  • Überprüfung des Projekterfolges, Audits, Support
     

Weiterführende Informationen zum Thema Archivierung

  • Whitepaper zur Archivierung für Microsoft Exchange
    Dieser Artikel (pdf) diskutiert hersteller- und produktneutral die Gründe für die Einführung einer speziellen Archivlösung für Microsoft Exchange und grenzt sie gegen Alternativen (z.B. Verwendung von PST-Dateien) ab. Es werden unter anderem die Bereiche Storage-/Kosteneinsparung, Informationsmanagement und rechtliche Verpflichtungen behandelt.
     
  • Produktinformationen zum Archivsystem ZANTAZ EAS (Enterprise Archive Solution)
    Hier finden Sie Informationen zu der von uns getesteten und empfohlenen Archivierungslösung EAS. Produktflyer vom Hersteller können hier ebenfalls heruntergeladen werden.
     

Evaluieren der Lösung Exchange Archive Solution (EAS)

  • Führen Sie mit uns einen Evaluierungsworkshop zur E-Mail-Archivierung durch.
    Wir bereiten mit Ihnen die Einführung eines Archivsystems vor, installieren EAS auf Ihrem Testsystem und führen mit Ihnen die relevanten Tests durch.