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Archivierung von E-Mails - Archivlösung für Microsoft Exchange

Das Thema E-Mail-Archivierung ist für die meisten unserer Kunden derzeit eine der wichtigsten Aufgaben für die IT-Abteilungen. Zum einen erfordert die stetig zunehmende Anzahl an E-Mails einen effizienten Umgang mit der enthaltenen Information und dem benötigten Speicher. Zum anderen ist die dauerhafte Aufbewahrung von E-Mails für viele Unternehmen aufgrund rechtlicher Anforderungen notwendig.

Auf den nächsten Seiten möchten wir Sie eingehend über das Thema informieren:

  • Grundlagen der E-Mail-Archivierung
    • Aus welchen Gründen kann/sollte man E-Mails archivieren?
    • Welche Vorteile bringt es?
    • Was leistet infoWAN als Ihr Partner im Archivierungsprojekt? 

Merksätze zur revisionssicheren Archivierung
(Quelle: Grundsätze der elektronischen Archivierung. Verband Organisations- und Informationssysteme e.V., Darmstadt 1997)

1. Jedes Dokument muss unveränderbar archiviert werden

2. Es darf kein Dokument auf dem Weg ins Archiv oder im Archiv selbst verloren gehen

3. Jedes Dokument muss mit geeigneten Retrievaltechniken wieder auffindbar sein

4. Es muss genau das Dokument wiedergefunden werden, das gesucht worden ist

5. Kein Dokument darf während seiner vorgesehenen Lebenszeit zerstört werden können

6. Jedes Dokument muss in genau der gleichen Form wie es erfasst wurde, wieder angezeigt und gedruckt werden können

7. Jedes Dokument muss zeitnah wiedergefunden werden können

8. Alle Aktionen im Archiv, die Veränderungen in der Organisation und Struktur bewirken, sind derart zu protokollieren, dass die Wiederherstellung des ursprünglichen Zustandes möglich ist

9. Elektronische Archive sind so auszulegen, dass eine Migration auf neue Plattformen, Medien, Softwareversionen und Komponenten ohne Informationsverlust möglich ist

10. Das System muss dem Anwender die Möglichkeit bieten, die gesetzlichen Bestimmungen (BDSG, HGB/AO etc.) sowie die betrieblichen Bestimmungen des Anwenders hinsichtlich Datensicherheit und Datenschutz über die Lebensdauer des Archivs sicherzustellen