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Mit Resource Central kann man die verschiedensten Ressourcen verwalten, die in einem Unternehmen vorhanden sind wie z.B. Konferenzraum, Videoraum, Beamer, Laptop, Projektionsgeräte, Firmenwagen usw.

Text Bestellung Dienstleistung Konferenz 

Durch die volle Integration in eine Microsoft Umgebung ist die Planung und Verwaltung von Ressourcen sehr einfach und komfortabel. Auch zugehörige Dienstleistungen wie z.B. das Catering bei einer Konferenzorganisation kann damit gebucht, verfolgt, geändert, Kosten berechnet und kontrolliert werden.

 

Durch flexible HTML-Masken kann jedes Unternehmen seine Anforderungen gezielt umsetzen. Die Informationen über die verschiedenen Ressourcen werden aus dem Active Directory ausgelesen und können daher auch komplett in Microsoft Outlook gebucht und belegt werden sowie in einer Terminübersicht oder Raumbelegung angezeigt werden.

  
 

 

Wie kann ich mit Resource Central Konferenzräume buchen und andere Ressourcen verwalten?

  • Schritt 1: Terminplanung wie gewohnt in Microsoft Outlook:
    Da Resource Central voll in Microsoft Outlook integriert ist, können die Anwender alle Funktionen und Vorteile sofort einsetzen - mit minimalem Trainingsaufwand.
    Der erste Schritt beginnt in Ihrem Kalender: Markieren Sie einen Bereich und klicken Sie mir der rechten Maustaste in diesen Bereich. Füllen Sie die Besprechungsanfrage wie gewohnt aus: Schreiben Sie Ihren Einladungstext mit Agenda und Informationen zum Meeting und wählen Sie die gewünschten Teilnehmer wie gewohnt in Microsoft Outlook aus.

  • Schritt 2: komfortable Suche nach Ressourcen wie z.B. Konferenzraum
    Starten Sie für den zweiten Schritt den ResourceFinder, der mit Resource Central in Outlook integriert ist. Der ResourceFinder hilft Ihnen, unternehmensweit (auch an anderen Standorten) den Konferenzraum zu finden, der Ihren Anforderungen am besten entspricht.

  • Schritt 3: Auswahl einer geeigneten Ressource
    Der ResourceFinder gibt Ihnen in Echtzeit eine Übersicht über die Besprechungsräume, auf die Sie Zugriff haben. Der Zugriff wird über Berechtigungseinstellungen in Outlook geregelt. Der Zugriff kann auf Ort, Größe oder individuellen Eigenschaften basieren, oder auch auf einer Mischung aus verschiedenen Eigenschaften. Diese Einstellungen sind anpassbar. Sollten Sie detaillierte Informationen über einen Raum benötigen, klicken Sie einfach auf den entsprechenden Raum im ResourceFinder. Das Layout der Ansicht ist HTML-basiert und daher voll anpassbar. Verwenden Sie zur Bearbeitung den HTML-Editor von Resource Central oder Ihren bevorzugten HTML-Editor wie z.B. Microsoft Frontpage bzw. Expression Web.

  • Schritt 4: Bequemes Konfigurieren von Zusatzleistungen
    Als vierten Schritt bestätigt der Microsoft Exchange Server die Buchung, da der Besprechungsraum als Ressource im Exchange Server definiert ist. Eines ist bereits sicher - die Zeiten der Doppelbuchungen sind vorbei! Über eventuelle Konflikte bei der Buchung werden Sie an dieser Stelle informiert.

  • Schritt 5: Catering und Zusatzausstattung direkt buchen
    Der fünfte Schritt besteht aus einer automatisch generierten E-Mail von Resource Central, die Ihnen Ihre Buchung mit den Daten im Überblick bestätigt. Resource Central reagiert auf alle Ereignisse in Bezug auf die Ressourcen - definiert auf dem Microsoft Exchange Server. Möchten Sie weitere Services in Bezug auf Ihre Besprechung in Anspruch nehmen - klicken Sie einfach auf die Schaltfläche in der E-Mail. Mehr nicht!

  • Schritt 6: Bestellformular abschicken, Bestätigungsmail wird versendet, Kostenübersicht inklusive
    Hier im sechsten Schritt sehen Sie das Bestellformular, das an einen bestimmten, eine Gruppe oder alle Besprechungsräume gekoppelt sein kann, die in Resource Central definiert sind. Auch dieses Formular ist HTML-basiert und Ihrer Kreativität , wie das Formular aussehen soll, sind keine Grenzen gesetzt. Entscheiden Sie auch hier selbst, ob Sie Ihren bevorzugten HTML-Editor verwenden oder den Standardeditor von Resource Central. Nachdem Sie das Bestellformular ausgefüllt haben, müssen Sie nur noch auf 'Bestellung abschicken' klicken. Resource Central sendet im Anschluss E-Mails an alle beteiligten Personen, die erforderlich sind, um die Bestellung auszuführen. Die Auswahl der Personen basiert auf dem Ort des Besprechungsraums. Alle Positionen des Bestellformulars können außerdem mit Preisen hinterlegt werden, um es Resource Central zu ermöglichen, die Kosten für eine individuelle Besprechung zu bestimmen.

  • Haben Sie vergessen etwas zu bestellen? Klicken Sie einfach jederzeit in Ihrem Outlook auf die Schaltfläche 'Meine Besprechungen'. Sie erhalten eine aktuelle Übersicht über die von Ihnen gebuchten Ressourcen (Besprechungsräume, Auto etc.). Hier ist es Ihnen ebenfalls möglich Änderungen an vorhandenen Bestellungen vorzunehmen.

Diese Informationen als PDF: - Präsentation Resource Central mit User-Workflow

 

Vorgehensweise Raum- oder Ressourcenbuchung

 

Weitere Informationen zur Software für Ressourcenbuchung Resource Central:

 

Ressourcenbuchung Sreenshot

  • Eine 15minütige Produktpräsentation erhalten Sie gern auf Anfrage.
    Bitte kontaktieren Sie uns per E-Mail oder Telefon 089/32 47 56-0.